Transforming document management with automation and intelligence.
Streamlining Document Management with AI
Kunde
Ein globales Unternehmen, das seine Dokumentenmanagementprozesse abteilungsübergreifend modernisieren wollte, um die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern.
Zielsetzung
Ziel war es, ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem zu schaffen, das Arbeitsabläufe vereinfacht, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt und eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht, indem es manuelle Prozesse durch eine effiziente, einheitliche Plattform ersetzt.
Rationalisierung des Dokumentenmanagements mit KI
Umgestaltung des Dokumentenmanagements durch Automatisierung und Intelligenz.
Kunde
Ein globales Unternehmen, das seine Dokumentenmanagementprozesse abteilungsübergreifend modernisieren wollte, um die Effizienz und die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern.
Zielsetzung
Ziel war es, ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem zu schaffen, das Arbeitsabläufe vereinfacht, die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt und eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht, indem es manuelle Prozesse durch eine effiziente, einheitliche Plattform ersetzt.
Key Challenges
Manuelle Dokumentenverarbeitung
Herkömmliche Verfahren beruhen in hohem Maße auf manueller Arbeit, was zu Verzögerungen und menschlichen Fehlern bei der Klassifizierung und dem Abruf von Dokumenten führt.
Verstreute Dokumentenablage
Die Dokumente wurden in unterschiedlichen Systemen gespeichert, was den Zugriff und die Zusammenarbeit erschwerte.
Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Die Einhaltung der sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften war ohne automatische Überwachung mühsam und fehleranfällig.
Bedenken in Bezug auf die Datensicherheit
Vertrauliche Dokumente waren anfällig für unbefugten Zugriff und stellten ein Risiko für sensible Geschäftsinformationen dar.
Zeitaufwändiges Abrufen
Die Suche nach dem richtigen Dokument war aufgrund ineffizienter Suchmechanismen oft sehr zeitaufwändig.
Ineffiziente Zusammenarbeit
Die Teams hatten Schwierigkeiten, Dokumente in Echtzeit auszutauschen und zu aktualisieren, was zu Problemen bei der Versionskontrolle führte.
Einschränkungen bei der Skalierbarkeit
Bestehende Systeme konnten wachsende Datenmengen nicht bewältigen und schränkten die Fähigkeit der Organisation ein, ihre Abläufe zu skalieren.
Unser Ansatz
Wir bei MDS entwickeln KI-gesteuerte Lösungen, die auf die Modernisierung und Optimierung von Dokumentenmanagement-Prozessen zugeschnitten sind und Effizienz, Sicherheit und Skalierbarkeit gewährleisten.
01. Anforderungsanalyse & Prozessmapping
Wir haben mit funktionsübergreifenden Teams zusammengearbeitet, um bestehende Arbeitsabläufe zu erfassen und die wichtigsten Probleme zu identifizieren, damit die Lösung mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.
03. Erweiterte Suchfunktionalität
Integrierte KI-gesteuerte Suchtools zum schnellen Auffinden von Dokumenten mithilfe von Abfragen in natürlicher Sprache und kontextbasierter Filterung.
05. Nahtlose Tools für die Zusammenarbeit
Entwicklung einer zentralen Plattform mit Echtzeit-Zusammenarbeitsfunktionen, Versionsverfolgung und rollenbasierten Zugriffskontrollen zur Verbesserung der Teamarbeit und der Datensicherheit.
02. KI-gestützte Klassifizierung und Markierung
Einsatz von maschinellen Lernmodellen zur Automatisierung der Kategorisierung von Dokumenten, der Markierung und der Extraktion von Metadaten zur Verbesserung der Zugänglichkeit und Organisation.
04. Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften
Implementierung von automatisierten Überwachungs- und Warnsystemen, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten und den manuellen Überwachungsaufwand zu reduzieren.
Kernfunktionen
KI-gesteuerte Indizierung von Dokumenten
Automatische Kategorisierung von Dokumenten mit Hilfe von intelligentem Tagging für müheloses Speichern und Abrufen.
Anpassbare Workflows
Ermöglicht Anwendern, auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Workflows für die Genehmigung und Überprüfung von Dokumenten zu definieren und zu automatisieren.
Integrierte Compliance-Überwachung
Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch in das System integrierte Echtzeit-Warnungen und Berichtsmechanismen.
Natürliche Sprachsuche
Bietet fortschrittliche Suchfunktionen, die es den Benutzern ermöglichen, Dokumente mit einfachen Abfragen sofort zu finden.
Sicherer rollenbasierter Zugriff
Erhöhte Sicherheit durch Einschränkung des Dokumentenzugriffs auf der Grundlage von Benutzerrollen und -berechtigungen.
ReactJS & Server-Side Rendering
für responsive und dynamische Frontend-Entwicklung.
Node.js
für effizientes serverseitiges Scripting und die Bearbeitung von API-Anfragen.
Python (Flask & Django)
für eine robuste und skalierbare Backend-Architektur.
LLM (Large Language Models)
für die Integration von KI-gesteuerten Funktionen und die Verbesserung der Anwendungsintelligenz.
Ergebnisse und Auswirkungen
Optimierte Dokumenten-Workflows
Automatisierte Klassifizierung, Kennzeichnung und Freigabe verkürzten die Bearbeitungszeiten und minimierten die Fehlerquote.
Verbesserte Zugänglichkeit
Das KI-gestützte Suchwerkzeug ermöglichte es den Benutzern, Dokumente innerhalb von Sekunden zu finden, wodurch die Produktivität gesteigert wurde.
Verbesserte Compliance
Automatisierte Warnmeldungen und detaillierte Berichte gewährleisten die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften ohne manuelle Kontrolle.
Sichere Zusammenarbeit
Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit und robuste Zugriffskontrollen verbesserten die Teamarbeit und schützten gleichzeitig sensible Daten.
Skalierbare Infrastruktur
Die flexible Architektur der Plattform passt sich dem wachsenden Datenbedarf des Unternehmens an und gewährleistet langfristige Skalierbarkeit und Zuverlässigkeit.
Unsere Fallstudien
neueste Fallstudien
